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Hoy en día, la digitalización de documentos es un factor determinante en la organización interna de las empresas. Llevar a cabo este proceso de transformación digital es una inversión que solo puede aportar beneficios para su negocio.
Buscar un documento físicamente requiere el empleo de un mayor tiempo, ya que hay que manejar interminables archivos antes de encontrar el que realmente buscabas. Con la digitalización de los documentos, no necesitas apenas inversión de tiempo porque con un solo movimiento de ratón puedes tener a tu disposición el archivo que andabas buscando. Antes, se demostró que los empleados invertían aproximadamente un 35% de su jornada laboral en la búsqueda de documentos.
La documentación impresa implica la necesidad de un espacio físico para su almacenamiento. Sin embargo, gracias a la transformación digital ese espacio puede verse destinado a otros fines más necesarios como crear unan nueva zona de trabajo en la empresa, zona de descanso o break, etc.
Con el paso de los años cada vez se obtienen más y más documentos que teniéndolos en formato físico hacen que sea más fácil traspapelarlos, confundirlos, perderlos o guardarlos en un sitio equivocado. Con la digitalización esto no ocurre ya que garantiza su conservación.
Gracias a la transformación digital y el ahorro de los tiempos, los empleados destinan el tiempo que antes empleaban en la búsqueda de documentos físicos en otras tareas dentro de la empresa. Además, con la integración de la tecnología adquieren una mayor capacidad y agilidad en la búsqueda de la documentación.
Un documento puede ser visto desde el ordenador, móvil, tableta o similar en cualquier momento y lugar y no solo por una persona, sino que puede ser consultado por varios usuarios simultáneamente.
Al encontrarse la información digitalizada, esta puede ser modificada en cualquier momento. De igual manera, esta información se puede incorporar a cualquier otro documento electrónico de manera rápida y sencilla.
Gracias a la digitalización de documentos, las empresas se ahorran gran cantidad de dinero en la inversión en impresoras, tinta, papel, lugar y mobiliario de almacenamiento.
Ligada a la anterior, al no imprimir la documentación se ahorra papel, por lo que, a su vez, se contribuye a la sostenibilidad ambiental, mejorando la responsabilidad social corporativa de la empresa, preservando el medio ambiente y evitando el derroche de papel innecesario.
No solo la digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada por cualquier persona que quiera resguardar información que considere de importancia. Como papeles del hogar, trámites, datos personales, realizar copias de seguridad de sus publicaciones favoritas, fotografías y mucho más.
