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Aunque no se suelen tener en cuenta, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en el que se necesita son enormes. No solo se trata del tiempo que se pierde buscando información que quizás no está archivada, o el que se pierde duplicando documentos que sí están archivados, pero que no se encuentran.
Aquí te mostramos estas recomendaciones para mantener tus archivos digitales en orden y puedas acceder a ellos de una manera más eficiente y rápida:
Crea y difunde entre tus empleados reglas sobre cómo almacenar la información, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.
Por supuesto, con una estructura de sub carpetas. Guardar todos los documentos digitales de tu empresa en la carpeta raíz facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.
Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para las carpetas y archivos digitales. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc.).
Los nombres autoexplicativos deben de ser cortos. Aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve: separa las palabras con guiones bajos, evita usar tanto acentos como caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, la ç o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).
Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también complejidad de las carpetas. Cuando llegue el momento, considera incorporar sub carpetas que distribuyan la información. Por ejemplo, si un directorio con facturas crece exponencialmente, no elimines las antiguas ni las destines a otra carpeta: archívalas en sub carpetas correspondientes a los distintos años contables (2014, 2015, 2016…).
Para la codificación de documentos digitales es recomendable que los nombres empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, esta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4…).
Es importante organizar bien los documentos digitales desde el primer momento. No caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la “desaparición” del documento en cuestión.
Crea sub carpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo que sea, los podrías volver a necesitar.
Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte – como, por ejemplo, un disco duro extraíble. Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad.
El reto: dejarlos vacíos y traspasar todo su contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda.
